トヨタ生産方式のかんばん方式をオフィスに適用して、仕事の負荷と能力の見える化し改善します。タスクをカード化してボードに並べる「かんばん方式のタスク管理＝ストア管理」です。
負荷と能力のアンバランス・偏りを平準化して、ムリ・ムラ・ムダをなくして品質と生産性を高めます。
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【書き起こし】かんばん方式のタスク管理で仕事の見える化と平準化改善！
(00:03) 仕事のタスクをカードに書き出して 張り出すことによって仕事を見えるように するのがストア管理です ストア管理は見えるかから始まって平準化 や1個流し 総量管理など管理レベルを向上させながら 高い成果を追求します 今回は平準化のためのストア管理を紹介し ましょう ストア管理のスタートは言葉通りお店を イメージしてください もともとは看板生産の部品ストアが由来 です お店の棚に商品の代わりに作業を置いて おき店から必要に応じて作業をとっていき 作業をして終わったら棚に戻すというもの です実際に作業を置くことはできませんの で代わりに作業の内容を書いたタスク カードを置きますプロジェクト管理におけ るストア管理はまず作業展開計画に基づい てタスクカードを作成します タスクカードには作業の内容や
(01:09) output 納期や見積もり校数などを 記載します 次にタスクカードを陳列するストア管理 ボードを用意します 例のストア管理ボードは担当元の作業予定 と作業中 官僚の状態を見えるようにするものです 作成したタスクカードは今秋の予定欄に 貼ります そして当日の朝に本日の予定等に移動し 作業に着手したら作業中の欄に移動します このようにタスクカードで書き出した作業 が誰が担当してその進行状態などが一目で わかるようになります ストア管理ボードに全員のタスクカードを 貼り出せば誰にどのくらい負荷が集中して いるのか一目でわかるようになります 事例のストア管理ボートは担当ごとの負荷 の偏りを見えるようにしたものです 時期的な偏りが見たい場合はこれとは 異なる形のストア管理ボードになります は管理は何を見えるようにしたいのか
(02:15) その目的によって様々なスタイルがあり ます 平準化とは能力や2の高さやそのさを そろえて鳴らすことです 高くなっている深尾低いところに移して 高い負荷を分散させてならしますこれを 平準化といいます 同様に1ごとに異なる負荷などを鳴らす ことも平準化です では偏りはなぜ発生するのかその メカニズムを考えてみましょう 仕事な作業の処理要求はその時々によって 変動します 仕事の進行段階や処理の遅れ進みなどに よって処理要求の多い時と少ない時が発生 します これが次期偏りです 人についても考えてみましょう 人にはそれぞれ得意不得意 教育や経験能から特定の能力が特定の人に 偏ることになりますこれが人の能力の方 よりです
(03:20) 同様に人にかかる負荷も担当領域の違いや トラブル変更などの理由から特定の人に 仕事が集中するなどの偏りが発生します これが人への負荷の方よりです 偏りをなくすためには仕事の割り当て状況 が分からなければなりません 担当別ストア管理は日々のゾーンを誰に 割り当てるのか見える化します 強運を作業カードに書き出して配置マップ に基づいて各担当に割り当てます 協業となる業務は町会などで担当を調整し ます 業務負荷が偏ったりした場合も町会などで 調整して負荷の平準と行います 適切な配置をするためには誰がどのような 能力を持っているのか把握しなければなり ません そのためには保有能力をアセスメントなど によって調査します アセスメント結果は単に保有能力の評価滝
(04:25) をするのでなく今後の能力開発の方向性 などを明確にしたカリアプランとして まとめます 継続して高めていくべき能力も明確にし なければなりません 把握した能力はスキルマップなどによって 必要とする開発作業などと関連付けて 見える化します チーム全体としての能力の分布や偏り 過不足を見える化して偏りや過不足を是正 する対策を行います スキルマップなどで能力を高めるべき作業 と人を特定して必要な教育を行います 教育指導者も見える化することで指導の 責任を明確にして教育が後回しにならない ようにします 製品テーマ別担当制では各担当が自分流の やり方を作り上げて相互に助け合うことを 阻む最大の原因となり偏りが発生します そこで2人ペアで仕事を行う体制を導入し ます
(05:28) ペア性によって人への仕事の偏りをなくす ことができます ストア管理と並行してこのような体制改善 も必要です ふ化の過程よりを減らす改善はまず各担当 の作業を助くカードに書き出して担当別 ストア管理ボードに貼ります 今週の予定と本日の予定に分けて張りがし ます これにより各担当の負荷の状況が分かる ようになります 仕事の処理時間がそれぞれ異なり不可の重 さ軽さがわからないときは処理時間に比例 してカードの枚数を増やすなどの工夫をし ます まず本日の仕事の負荷の偏りを減らします みんなで話し合って仕事の配分調整をし ます スキルの有無などの制約がある場合は スキルアップ教育を計画します 調整するタスクカードが足りない場合は 今週分からの仕事も含めて調整します 今週分の中に偏りがある場合はそれも調整
(06:35) しておきます 自分たちの作業を書き出して見せ合うこと で負荷の偏りを軽減します ヒビノフ家の方より改善はカレンダーを 使います カレンダーにタスクカードを貼り出します カードの集中している日のカードを開いて いる日に前倒して負荷の偏りをなくします 仕事の段取りや必要情報の有無などによっ て前倒しができない場合もありますがそれ を前倒しできるようにすることが日別不可 の偏りの軽減改善となります 弊社ではこのようなインターネットで手軽 に受講できる講座を多数用意しております
